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07 NovKundenbeispiel: Salesforce Integration mit ERP Systemen (ABAS / Expandable)
Die letzten Tage waren relativ intensiv und mit vielen Abendschichten, deshalb tat sich hier länger nichts mehr. Grund dafür war der Go-Live eines meiner Projekte diese Woche für einen Kunden in Kalifornien, weshalb die Hauptkommunikation eher in den Abendstunden zwischen 17 und 22 Uhr als tagsüber stattfand.
Der Kunde stellt hochsensible Messtechnik her, vertreibt diese Produkte weltweit und nutzt Salesforce als Cloud CRM bereits seit über 3 Jahren. Die Akzeptanz bei den Vertriebsmitarbeitern lies jedoch zu Wünschen übrig, da Ihrer Meinung nach wichtige Informationen aus dem ERP fehlten (z.B. Bestellinformationen, Lieferstatus). Zudem wurden zwar Opportunities gepflegt, allerdings nicht auf Produktebene, da man den Doppelaufwand durch sowieso benötigtes Hinzufügen der Produkte bei der Angebotserstellung im ERP scheute und auch der Aufwand für die zusätzliche Pflege der häufig wechselnden Produkte und Preise in Salesforce nicht als gerechtfertigt erschien. Gleichzeitig bestanden immer wieder Abstimmungsschwierigkeiten zwischen Außendienst und Innendienst, da das eine Team die Opportunities betreute, das andere die Angebote im ERP erstellen sollte.
Drei Aspekte standen daher bei diesem Projekt im Fokus:
- Einführen einer größeren Detailtiefe bei Opportunities durch Pflege von Produkten, Stückzahlen und Preisen, um neben dem Forecast der Umsätze auch eine grobe Bedarfsvorhersage für die Produktion liefern zu können.
- Umsetzen eines optimierten Angebotsprozesses, um inhaltliche Fehler durch mangelnde Absprachen zu vermeiden und eine schnellere Rückmeldung an den Interessenten zu ermöglichen.
- Integration der ERP-Systeme mit Salesforce, um dem Vertrieb relevante Informationen bereitzustellen und doppelte Dateneingaben zu vermeiden.
Das Projekt wurde in zwei Phasen durchgeführt – die Region EMEA ist bereits Ende August mit den Änderungen und der Integration der dort eingesetzten ABAS ERP Software live gegangen. In den letzten 6 Wochen war dann die USA an der Reihe – dort ist Expandable ERP als Backend-System im Einsatz.
Herausforderung bei der Abbildung der Produkte und Preise in Salesforce war insbesondere die Vereinheitlichung über die Regionen hinweg. Historisch durch zwei ERP-Systeme gewachsen, gab es unterschiedliche Artikelnummern, Produktbeschreibungen und Produktgruppen sowie unterschiedliche Preis- und Rabattsysteme. Adress-Stammdaten (Verkaufsadresse, Rechnungsadresse, Lieferadresse) wurden in Salesforce, ABAS und Expandable jeweils strukturell unterschiedlich gepflegt und mussten ineinander überführt werden.
Zur Optimierung des Angebotsprozesses wurde dieser nach Salesforce verlagert. Vertriebsmitarbeiter können jetzt Angebote direkt selbst erstellen und verschicken. Hierzu wurde das erweiterte Angebotsmodul Quote 2.0 eingeführt, womit Angebote schnell per Drag-and-Drop und basierend auf regional unterschiedlichen Templates und Preisbüchern erstellt werden können. Bei versenden des Angebots werden die Produkte sofort in die Opportunity übernommen und sind die Basis für den Umsatz- und Produktions-Forecast.
Die Salesforce-Integration wurde auf Basis der nativen Skyvva Integration App realisiert. Über die Anbindung der ERP-Systeme wurde ein automatisierter Abgleich der Kundenstammdaten sowie der Produkte und Preise geschaffen. Der systemübergreifende Geschäftsprozess Bestellmanagement wurde zudem automatisiert. Ein Auftragseingang in Salesforce erzeugt jetzt automatisch eine Bestellung mit zugehörigen Bestellpositionen im jeweiligen ERP. Diese wird nach Approval an die Produktion weitergeleitet. Aktuelle Lieferdaten wie Termine und offene Stückzahlen werden jeweils zusammen mit der Bestellung zurück nach Salesforce gespielt und geben dem Vertriebsmitarbeiter damit die Möglichkeit jederzeit gegenüber dem Kunden auskunftsfähig zu sein – egal, ob am Telefon oder über den iPad beim Kundentermin vor Ort.
10 OctSalesforce-Integration und Mobile Apps als Schwerpunkt bei IT Summit
Am Montag war ich zusammen mit drei meiner Kollegen beim IT Summit 2012 in Frankfurt. Dieser wird jährlich von der Firma Magic Software organisiert. Wir waren dort mit einem salesfactory42-Ausstellerstand vertreten und haben zum Thema Salesforce-Einführung und Salesforce-Integration informiert.
Prozessintegration zwischen dem Cloud-CRM Salesforce und on-premise ERP-Systemen (bpws. SAP, Microsoft Dynamics) war auch eines der Schwerpunktthemen des IT Summits 2012. Das zweite Schwerpunktthema lag im Bereich Enterprise Mobility / Mobile Apps.Umrahmt wurde das Event von einem generellen Überblick und Ausblick des Magic CTOs Eyal Pfeifel, des Senior Vice Presidents Global Sales Udi Ertel und des Geschäftsführers Magic Deutschland Stephan Romeder – und nicht zu vergessen natürlich dem Rückblick (30 Jahre Magic Software!), der mit einer großen Geburtstagstorte gebührend gefeiert wurde.
Zum Thema Prozessintegration bietet Magic Software die real-time Business Integration Plattform Magic xpi an, die als Integration-Middleware die Möglichkeit bietet systemübergreifende Geschäftsprozesse schnell und einfach über Konfiguration zu automatisieren. Unter den über 200 zur Verfügung stehenden Konnektoren und Adaptern befinden sich die klassischen Enterprise Applikationen wie Salesforce, JD Edwards, SAP R/3, SAP Business One, HL7, IBM i, Lotus Notes, Microsoft Dynamics, aber auch Facebook, Twitter, Google Apps und technische Konnektoren (z.B. Web Services, Datenbanken).
Die Inhalte wurden dabei untermauert von Live-Demos und Praxisvorträgen: Dominic Walter , Technical Sales Consultant bei Magic Sottware, zeigte eine Demo zum Thema “Schnelle Business Integration von Salesforce, SAP und Social Networks anhand von Integrationstemplates”. Prof. Dr. Michael Capone von H+W Consult stellte unter dem Titel “Integration von CRM und ERP mit Magic xpi” ein Projektbeispiel vor, bei dem Salesforce mit mehreren Microsoft Dynamics Systemen integriert wurde. Als weiterer Redner in diesem Themengebiet verdeutlichte Ralf Kotthaus von der entero AG in seinem Vortrag”Optimierung der Geschäftsprozesse durch Business Integration am Beispiel von SAP und Salesforce” sehr gut, dass der Fokus bei Integrationsprojekten nicht nur auf der reinen Implementierung liegen sollte, sondern eine detaillierte Prozessanalyse und der Entwurf einer Systemarchitektur im Vorfeld sehr wichtig sind, um ein erfolgreiches Integrationsprojekt durchzuführen.
Im zweiten Themenkomplex Enterprise Mobility und Mobile Apps gab Technical Sales Consultant Thorsten Drees einen allgemeinen Überblick über Enterprise Mobility, Security, Back-end Integration, HTML und Multi-Plattform. Magic Software bietet hier mit seiner metadaten-getriebenen Plattform Magic xpa neben der reinen Client-Entwicklung jetzt auch Möglichkeiten für mobile Entwicklung. Die Magic xpa Plattform ermöglicht es in der neuen Version aus dem einmal geschriebenen Code mit nur wenigen Handgriffen native Mobile Apps für iOS, Android, Blackberry und Windows zu generieren oder auch hybride Apps in Verbindung mit HTML5 zu erstellen. Dies reduziert den Entwicklungsaufwand gegenüber einzeln erstellten Apps natürlich erheblich. Sollte sich der Markt der mobilen Betriebssysteme wandeln, wird Magic Software die unterstützten Betriebssysteme weiter anpassen und ermöglicht es Unternehmen die mit Magic xpa entwickelt haben so, ihre App relativ einfach auch auf neuen Betriebssystemen nativ anzubieten.
Helmut Haag, IT Leiter bei Rummel Matratzen, zeigte in einem Anwenderbericht wie sie (als eines der ersten Unternehmen) mit Magic xpa ihre iPad App entwickelt haben, um dem Außendienst mit relevanten ERP-Informationen zu versorgen. In der sehr kurzweiligen und witzigen Keynote zum Thema “Enterprise Mobility, Trends, Visionen & Co” machte Open Web Evangelist und Verleger Andreas von Gunten auf aktuelle Entwicklungen des Marktes aufmerksam. Beispielsweise sei das papierlose Büro inzwischen keine Vision mehr, sondern alle technischen Rahmenbedingungen wie Scanner, ausgereifte OCR-Erkernnung, große Datenspeicher und Cloudtechnologien für den einfachen Zugriff von überall ständen bereit – sie müssten nur genutzt werden. Mobile Applikationen und Cloud Technologien werden sich laut seiner Aussage in den meisten Unternehmen durchsetzen. Er ermunterte dabei die Teilnehmer des IT Summits, sich mit diesen Themen auseinanderzusetzen, um den Anschluss gegenüber des Wettbewerbs nicht zu verpassen.
Alles in allem eine sehr interessante Veranstaltung für Unternehmen, die sich aktiv mit den Themen Prozessintegration und der Entwicklung mobiler Apps beschäftigen und hier nach einer Plattformunterstützung suchen.